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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à parler et à entretenir. Comment les ranger et traiter de façon rapide et efficace ? Comment les entretenir pour les besoins futurs ? Comment être certain que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 reccomandations à choisir pour ne plus perdre de temps mais les assurer efficacement ! Vous avez décidé de mettre de l’ordre dans vos papiers ? Vous y arriverez avec un peu d’effort, de la méthode et surtout de la régularité. Et pour bien entreprendre, prenez le temps de vous y préparer.
Un extrait d’acte de naissance est demandé si vous devez renouveler des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi nécessaire lors d’un cérémonie ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte d’arrivée sur terre peuvent être requises : soit une copie totale qui ajoute, en plus des infos obligatoires, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou l’acquisition de la français ; soit un levé d’acte d’arrivée sur terre avec filiation qui mentionne les composants en ce qui concerne les parents ou enfin un extrait d’acte de naissance sans filiation qui rapporte seulement les infos de la personne concernée par l’acte.
tous ceux qui ont la coutume de partir en voyage souvent ou de temps en temps savent que l’un des pires mauvais rêves envisagés est de dépenser ses papiers d’identité, ultimes sésames dans les destinations du monde entier. Pour se prémunir contre cela, les plus prévoyants ont l’habitude de faire chauffer la photocopieuse avant le départ en voyage. Des copies glissées dans chacune des valises, dans le pardessus, le porte-feuille, etc. On est jamais trop prudent ! Les craintes continuent néanmoins présentes, et l’ingénieux système, faillible.
À l’heure présente, les établissements bancaires proposent généralement de ne plus transmettre de relevés mensuels — quand on sait qu’il est possible de consulter son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces papiers, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour preférer le numérique. Il en va de même pour les différentes documents de facturation qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas forcément nécessaire de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des dossiers passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes d’accumulation en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous disposez de multiples solutions différentes pour conserver vos pièces administratives de manière sécurisée, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
Pour bien aménager, il faut faire la distinction entre les documents courants et les autres dossiers. Les papiers courants sont ceux qui sont consultés souvent et qui doivent ainsi se trouver dans un endroit facilement accessible. Les documents qui sont consultés pas souvent peuvent être classés dans des cartons ou tout en haut d’une étagère. Voici quelques genres de rangement pour les différents genres de papier : Les blouses à soufflet sont utiles pour aménager les papiers volumineux. Une chemise permet ainsi de classifier différents papiers concernant un seul sujet ( exemple : tous les papiers concernant la construction d’un appartement ).
Trier et contrôler ses papiers administratifs est une corvée pour tout le monde ( ou quasiment ) ! Personne n’aime s’y coller. Pourtant, on vient de le dire, c’est une tâche inévitable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. Autant se mentaliser un peu et transformer cette ‘ épreuve ‘ en moment « relativement » agréable… Comment, me direz-vous ? D’abord en ritualisant ce moment : par exemple, je envisage d’y consacrer une heure le lundi en soirée si je travaille, ou bien une heure le vendredi matin à 9h. Pensez également à numériser vos documents au format pdf et à stocker les fichiers sur votre hdd.
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